Convención de Amway en Lisboa, un reto logístico

Amway, la mayor compañía de venta directa del mundo, ha congregado en Lisboa a 2.750 asistentes procedentes de las delegaciones de Rusia y Kazajistán durante cinco días. ¿El objetivo?, celebrar su convención interna “Leadership Training Seminar 2018”.

beon. Worldwide ha sido la agencia internacional encargada de gestionar la logística de este evento, que tuvo lugar del 12 al 16 de abril, en el que la coordinación cobró un papel clave para que los desplazamientos de los invitados, a las estancias y espacios destinados para la celebración de este evento, se llevaran a cabo con rigurosa profesionalidad.

Los invitados llegaron a la capital portuguesa en 5 aviones fletados y por varios vuelos regulares. Los aviones, de entre 200 y 600 pasajeros cada uno, aterrizaron en el aeropuerto de Lisboa, por lo que el equipo de beon. tuvo que gestionar la logística de los desembarcos para evitar colapsos en el aeropuerto y que este continuara con su rutina habitual. Un primer reto al que hacer frente, dadas las limitaciones del espacio. A estos horarios de los vuelos, también tuvieron que adaptarse las entradas a los 8 hoteles contratados para el alojamiento, puesto que las llegadas se situaban entre las 7 de la mañana y, casi, la media noche. Un hecho que se gestionó con éxito a la hora de realizar el check in en los hoteles.

Para los traslados de los invitados a los espacios y destinos reservados durante estos días se contrató un elevado número de servicios de autobuses y traslados VIP. Una vez más, la logística cobró un protagonismo especial ya que el segundo día se celebró una fiesta conjunta en el “Convento do beato”, situado en una zona residencial de la capital, que contaba con acceso restringido.

Tanto en esta ocasión como en determinados momentos del evento, donde la coordinación logística fue clave, la agencia trabajó junto con la policía metropolitana de Lisboa, contratada para la gestión del tráfico y el desbloqueo de espacios en eventos de grandes dimensiones.

La coincidencia en horarios de llegadas, los `check in´, las salidas, etc. supuso coordinar un plan logístico detallado. Este fue el caso también de las excursiones que se organizaron durante estos días, tanto en los alrededores de Lisboa, Sintra, Estoril y Cascáis, como las visitas por el centro histórico de la ciudad, que congregaron en los mismos horarios a más de 800 invitados.

El día clave tuvo lugar el 14 de abril. Los 2.750 invitados se congregaron en FIL, la Feira Internacional de Lisboa, para celebrar la Convención interna, por lo que todos los asistentes coincidieron en los mismos horarios en la entrada y la salida del evento. La rapidez, la experiencia y la seguridad de cada uno de los movimientos, además de una planificación al milímetro hizo que los invitados se pudieran mover con libertad, llegaran en los horarios establecidos y no se colapsara el tráfico. Del mismo modo, el último día se celebró la cena de gala en el mismo espacio, y en esta ocasión la organización y la coordinación del servicio de `catering´ para los casi tres mil asistentes se presentó como un nuevo reto al que se hizo frente de forma exitosa.

Para la gestión de la logística de este evento, el equipo de beon. Portugal fue apoyado con compañeros de otras oficinas.  El evento contó con un total de 70 profesionales para la ejecución y puesta en marcha de este proyecto entre las personas encargadas de la gestión del transporte, la coordinación de los hoteles, y los traslados especiales y recepciones VIP.