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Cómo hacer una presentación empresarial

Cómo hacer una presentación empresarial
Miércoles, 01 de octubre 2014

El reto consiste en crear una presentación clara, visual y sintética, definiendo bien el mensaje, construyendo un discurso coherente y contundente, y diseñando cada diapositiva de la forma más visual para realzar el contenido.

El primer estudio de Presentaciones Empresariales en España, conducido por la agencia de comunicación visual The Corporate Agency, desvela la realidad de una herramienta empresarial del siglo XXI que nadie puede ignorar. Hoy en día, el uso de presentaciones tipo powerpoint (keynote, prezi, etc.) se ha extendido a todos los sectores empresariales, y los profesionales dedican una parte significativa de su tiempo a preparar, realizar, desarrollar y asistir a presentaciones.

El 17% de los profesionales declaran realizar una o varias presentaciones al día, y un 39% lo hace una vez a la semana. Mientras, el 55% de los mismos profesionales asisten a una o más presentaciones semanalmente. Por ello las presentaciones malas o aburridas, más frecuentes de lo que imaginamos, suponen una importante pérdida de tiempo y dinero para las compañías.

Obviamente son los departamentos de Marketing, Comercial y Comunicación los que más utilizan las presentaciones empresariales, con una media de entre 5 y 20 presentaciones al mes, mientras que los de RRHH y las direcciones de Finanzas o de Informática son los que recurren a menos de 5 presentaciones en el mismo periodo. A nadie se le escapa que estos datos se explican por el hecho que los primeros tratan con clientes y entidades externas, mientras que los segundos prestan un servicio interno a la empresa.

Principales defectos de las presentaciones empresariales

Si el 38% de los entrevistados consideran “buenas” o “excelentes” las presentaciones realizadas por su empresa, el 45% las clasifica sólo de “correctas”, y el 17% de “malas” o “aburridas”.

En cuanto a la extensión de estas presentaciones, el 57% consta de un número razonable de diapositivas (entre 10 y 29 diapositivas), pero el 33% son demasiado largas, con más de 30 diapositivas (pudiendo llegar incluso a más de 50). Cualquiera que asista a tales presentaciones comprobará que es muy difícil no aburrirse, y dejará de prestar atención a estos interminables discursos.

Este dato se confirma cuando a la pregunta sobre los defectos más comunes de las presentaciones el 79 % contesta que son “demasiado extensas”.

El segundo mayor defecto de las presentaciones, con un 55% de las menciones, es su “falta de un mensaje claro”.

La tendencia a incluir demasiados datos e informaciones, el reaprovecha-miento de diapositivas de otras presentaciones, la inexistencia de un guión construido y la falta de jerarquización de los mensajes claves son graves errores a la hora de elaborar una presentación. En menor medida se hace referencia a características relativas al diseño de las presentaciones.

Aunque el 68% de los entrevistados están conformes con que es más importante el “cómo lo digo” que el “qué digo”, y el 100% reconoce que “el diseño comunica”, hoy por hoy se presta poca atención al diseño de la presentaciones. En algo más de 30% de los casos se cita como defectos: “visuales de poca calidad”, “textos muy pequeños”, o “gráficos y tablas pegadas desde Excel”.

Características de una buena presentación

1. Que sea clara: 89%

2. Que sea visual: 69%

3. Que sea sintética: 58%

Los principales objetivos de toda presentación, expresados por los entrevistados, son: “Convencer a su audiencia” (66%), “informar” (54%) y “VENDER” (53%). En lo que a exposición se refiere, podemos destacar la casi unanimidad de los entrevistados (97%) que conviene que en una presentación “la diapositiva ha de reflejar una idea que el ponente tiene que desarrollar”.

Faltan profesionales preparados y especializados

En el 73% de los casos es el propio ponente el que realiza y desarrolla su presentación, aunque no siempre goza de la preparación o de los conocimientos necesarios para realizar un discurso eficaz y óptimo, y tampoco ostenta el talento de un diseñador.

En demasiado pocos casos se cuenta con ayuda del departamento de comunicación de la empresa (26%) o de un equipo interno de diseño (23%), y tan sólo en el 8% de los casos se recurre a una agencia especializada. Dato muy contradictorio con que el 92% de los entrevistados estén disconformes con la afirmación: “En una presentación, el diseño es lo de menos”!!!

Es interesante saber que el 77% de los profesionales disponen de una plantilla corporativa prediseñada para sus presentaciones en powerpoint, aunque en el 22% de los casos se emplea poco, por considerar fastidiosa su utilización.

Cuando se pregunta qué tipo de ayuda o herramienta serían útiles para mejorar la concepción o el diseño de sus presentaciones, la gran mayoría de las respuestas se centran más en la forma que en el fondo. Aunque unos citan “formaciones” o “ayuda de profesionales especializados” para conceptualizar y saber extraer lo esencial para un discurso poderoso, muchos sólo echan de menos el acceso a bancos de imágenes, recursos gráficos o softwares para mejorar gráficos.

Nuevas herramientas

En cuanto a las herramientas de presentación corporativa de las que disponen las empresas entrevistadas, cabe destacar que hoy por hoy la más común es el powerpoint (59%) y el formato PDF (52%), mientras las herramientas como el vídeo corporativo y folleto impreso son cada día menos utilizadas (sólo 36% y 39% respectivamente) debido a su baja flexibilidad y elevado coste de actualización de la información.

Por otra parte, para los equipos comerciales hoy es una ineludible realidad la dotación de tabletas en el 58% de las empresas, como complemento del obligatorio ordenador portátil.

Todo directivo tendría que tomar en cuenta esta realidad y exigir presentaciones adaptadas a esta nueva herramienta, para trasladar una imagen de innovación de la empresa.

Con el mismo fin, es vital cuidar las presentaciones divulgadas en conferencias. El 78% de los entrevistados declara que su empresa participa en este tipo de evento en los que la reputación de la empresa está en juego.


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