MPI organiza una mesa redonda con agencias organizadoras de eventos y empresas en Madrid

El capítulo español de MPI (Meeting Professionals International) organizó el pasado 17 de octubre en Madrid una mesa redonda entre agencias organizadoras de eventos y distintas empresas, con el objetivo de encontrar las claves para lograr una mejor colaboración.

Para enriquecer el debate MPI invitó también a participar en la mesa a un representante de la Asociación Española de Responsables de Compras y Existencias (AERCE) especializado en este tema, así como a una empresa hotelera.

El debate, muy constructivo, permitió alcanzar un nivel de consenso importante, finalizando con algunas conclusiones que podrían ser un punto de partida para definir progresivamente las mejores vías para que los distintos actores del sector puedan trabajar mejor juntos.

• La necesidad por parte de las empresas de conocer las agencias antes de pedir presupuestos.

Una presentación de Powerpoint o una web no permite conocer realmente a una agencia.

Para ello, existen varias soluciones; realizar un "RFI" (petición de información, referencias, estructura, perfiles de profesionales, etc.), pedir y comprobar las referencias de clientes y eventos realizados, o incluso visitar sus oficinas...

Es mejor hacer una preselección que pedir presupuestos completos a muchas agencias que el cliente no conoce.

• La necesidad de que la agencia conozca bien al cliente para aportarle una respuesta adecuada.

Dedicar tiempo a la agencia para una reunión en el momento de la petición de presupuesto es clave y permite que la agencia conozca la empresa, su problemática de comunicación, sus objetivos, su cultura, etc. antes de concebir un evento de comunicación o motivación hecho a medida.

• La necesidad de implicar a los departamentos de compras desde el principio del proceso, más que hacerles intervenir sólo en el momento de la negociación/contratación.

Los compradores, implicados desde el principio, podrán ayudar a que la petición de presupuesto sea bien formulada y completa, que las reglas sean claras desde el principio y que todo el proceso se desarrolle correctamente.

También es obviamente positivo que los compradores tengan el mejor conocimiento posible de lo que son los eventos.

• La formula de "briefing / contrabriefing" aparece como una manera muy interesante de "sondear" a las agencias antes de pedir a un número reducido de ellas un presupuesto completo con detalle de costes, proveedores, etc.

Esta formula consiste simplemente en comentarles el brief general del evento y pedirles que preparen ideas y sugerencias sobre cómo plantearían el evento.

Permite que esta primera selección implique un trabajo moderado antes de pedir un presupuesto completo.

Se recordó la gran cantidad de trabajo que supone realizar un presupuesto para un evento.

• La importancia de seguir / medir el impacto del evento para poder valorar el trabajo de la agencia (posiblemente con encuestas). aunque la medición financiera del retorno de la inversión sea todavía muy difícil.

• La necesidad (para todos los actores del sector), de transparencia en la remuneración: que la remuneración de las agencias se haga de manera abierta y de forma creciente como honorarios.

Esto requiere obviamente que las empresas comprendan la cantidad de trabajo que representa la preparación y realización del evento (tipos de profesionales implicados, tiempo de implicación, formación y coste de estos profesionales).

Los departamentos de compras a menudo tienen y tendrán un importante papel en esta transparencia.

Como asociación profesional líder en el sector de los eventos, MPI tiene la intención de elaborar más estos puntos con objeto de llegar a publicar un documento de mejores prácticas que sirva de referencia sobre la mejor manera de gestionar las relaciones entre agencias y empresas, un tema clave en nuestro sector.