4 Consejos para armar el presupuesto de tu viaje de negocios

Afortunadamente, hay maneras de planificar un viaje de negocios de forma exitosa, sin sacrificar las finanzas y sin preocuparnos demasiado durante la estadía. Con un poco de creatividad y una planificación cuidadosa, podemos ahorrar sin comprometer la calidad del viaje. En este artículo te explicaremos algunos ejemplos de cómo llevar a cabo esto.

Consejos para ahorrar en tu próximo viaje de negocios

Desde la elección de un alojamiento accesible hasta negociar con intermediarios, aquí encontrarás cómo sacar el máximo partido a tu viaje sin caer en bancarrota. 

Antes de empezar con ningún viaje, es importante pensar en la gestión financiera y la eficiencia operativa. Por ello, el primer paso debe ser establecer de qué presupuesto disponemos, ya que de ahí partirá todo el resto de la planificación.

No queremos utilizar todo el presupuesto simplemente en los billetes de viaje o en el transporte, tendremos más gastos a lo largo de toda la estancia y debemos evitar gastar demasiado al principio, ya que podemos quedarnos con muy poco dinero y muchos días por delante.

Una herramienta que puede ayudarnos en este aspecto es el uso de un programa contable. Puede registrar, clasificar y analizar los gastos de forma eficiente y automatizada. Tienen gráficos que nos pueden ayudar a comprender si vamos por el buen camino o si debemos recortar en gastos.

Definir el límite de gasto diario o semanal nos ayudará a no pasarnos del presupuesto y a dedicarnos con mayor atención a los negocios y el fin del viaje.

1. Acude a especialistas

A la hora de planificar un viaje de negocios, lo más aconsejable es apoyarnos en especialistas o personas que se dedican de forma exclusiva a organizar viajes. 

Es posible que quizás no tengamos una agencia de viajes de confianza y esto nos haga dudar de cuál elegir o si puede salirnos más caro por no haber elegido la correcta. El exceso de oferta puede abrumarnos y hacer que dudemos o que estemos constantemente con la sensación de no haber tomado la mejor decisión posible.

Existen herramientas dedicadas exclusivamente a los viajes de negocios y a ayudarte en todos los aspectos relacionados. Utilizando el mismo ejemplo de antes, podemos buscar agencias de viajes en San Sebastián sugeridas por TravelPerk con la tranquilidad que la herramienta ha buscado y comparado todas las opciones y nos ofrecerá de entre todas, la mejor.

Si juntamos los consejos y asistencia de herramientas como TravelPerk y la experiencia que tienen las agencias de viajes, nos aseguramos que la planificación y la organización de nuestro viaje de negocios será óptima y conseguiremos la mejor relación calidad-precio que si lo hubiésemos hecho sin ayuda alguna.

2. Flexibilidad de fechas

Somos conscientes de que la libertad no abunda en lo que respecta a los viajes de negocios. A menudo tenemos que adaptarnos a la disponibilidad de otros, sin embargo, si tenemos la suerte de poder contar con cierta libertad o, al menos, unas fechas amplias, podemos organizar el viaje de forma que nos sea más barata y optimizar el viaje.

Evitar las temporadas altas es clave, no obstante puede tratarse de un periodo muy largo para excluir si se trata de destinos populares, lo que nos deja un margen a veces imposible. 

Puede haber, no obstante, fechas específicas que sean más económicas: viajar en días entre semana y elegir viajes que sean en horarios fuera de la franja más común puede hacer que el precio de los billetes baje de forma considerable.

3. Ayuda recíproca

Quizás este último consejo no te ayude desde el punto de vista económico, pero seguramente has consultado blogs de viajes para tomar tus decisiones e informarte mejor sobre tu viaje. 

Ya sean experiencias positivas o negativas, escribir un blog sobre tus viajes puede ayudar a hacer catarsis o prevenir a otros viajeros para que no cometan nuestros errores a la vez que ayudar a nuestra empresa desde el punto de vista del posicionamiento, las visitas y la reputación.

Actualmente podemos utilizar herramientas para crear blogs con IA automáticamente, solo debemos añadir algunos prompts y directrices y no tendremos que gastar demasiado tiempo en tener una entrada completa e informativa.

Una parte más del viaje

La organización de un presupuesto no tiene porqué ser una tarea complicada ni estresante. Por el contrario, debemos verlo como una parte más del viaje y no como aquella tediosa parte que nos quita las ganas de viajar.

Un buen presupuesto es aquel que nos permitirá optimizar el tiempo, aprovechar las oportunidades y evitar sorpresas o, en caso de que haya imprevistos, poder contar con fondos o herramientas suficientes para hacerles frente.

Si utilizas estos consejos, puedes dejar las preocupaciones atrás y concentrarte solamente en viajar y cumplir con los objetivos del negocio.