Graduaciones presenciales y seguras en la IE University

Las compañías siguen adaptando sus actos a la situación pandémica, aunque ésta esté más estabilizada. Es el caso de IE University y los diplomas que, anualmente, entregan a sus graduados en las distintas escuelas. Frente a los actos multitudinarios de años anteriores con hasta 4.500 alumnos a la vez en un mismo espacio, la universidad privada se enfrentaba este año a todo un reto logístico y organizativo totalmente diferente con el fin de garantizar la seguridad de los asistentes.

Para llevar a cabo el mismo ha contado con la compañía de diseño y producción de eventos 4foreverything, que lleva organizando las graduaciones de la IE desde hace años. Junto con los responsables de la universidad, 4foreverything ha diseñado un plan logístico y organizativo que le ha permitido graduar en tandas a más de 2.300 alumnos seguidos durante dos semanas (del 13 al 16 y del 20 al 22 de julio), llegando a realizar hasta cinco graduaciones distintas en un mismo día.

Un proyecto que desde el principio exigió una gran logística, tanto previa como durante el evento, y en la que la capacidad de reacción ha sido uno de los elementos fundamentales para el correcto desarrollo de los actos.

Las graduaciones se han llevado a cabo simultáneamente en dos espacios diseñados y proyectados por 4foreverything en las instalaciones que la universidad tiene en María de Molina y Serrano para dar cabida a todos los alumnos. Dos carpas grandes de 27,5 x 12, 5 y de 22,75x10,3 y dos pequeñas con un tamaño de 7,75x 5  construidas con telas con los colores corporativos han sido los espacios donde se han producido estas graduaciones. Estas contaban con un escenario con mostrador para la entrega de títulos, pantalla de led de 3x2, un montaje luminotécnico espectacular y un sistema ventilación para garantizar la circulación del aire.

La organización de los actos ha contado con estrictos protocolos de seguridad. Los alumnos eran citados en el espacio con al menos 30 minutos de margen. En el acceso se les tomaba la temperatura, se comprobaba sus datos y se acreditaba que los datos volcados en su app covid tracer (donde se indicaba si eran negativos en antígenos) estaban correctos. 

Tras ello, accedían al recinto, donde se les entregaba su toga y accedían al photocall, donde debían mantener la distancia y la mascarilla. Cada alumno recibía además un kit de seguridad que tenía gel hidroalcoholico, un paipai y una mascarilla FPP2 personalizados. Cada asiento, colocado respetando la distancia mínima de seguridad, se marcó con una etiqueta con el nombre y apellido del alumno. Una vez finalizado el acto, los alumnos salían ordenadamente de la carpa para recibir un regalo, devolvían sus togas y salían por un recorrido diferente a por el que entraban. Tras cada acto se desinfectaban todas las instalaciones y elementos.

También, la gran variedad de escuelas que participaban en la graduación (cada una con su propia metodología para la graduación), así como el diferente número de alumnos participantes en cada una, ha exigido una gran capacidad reactiva del equipo de coordinación, que ha tenido que adaptar montajes y logísticas a distintos formatos, incluso en un mismo día.

Para aquellos alumnos que decidieron no asistir al acto de entrega de diplomas, 4foreverything retransmitió los actos por streaming a través de una plataforma propia gestionada y diseñada por la compañía de diseño y producción de eventos.