Un antes y un después para la industria de los eventos

Agencias de Eventos Españolas Asociadas y AERCE (Asociación de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos en España) han presentado, en Madrid y Barcelona, la Guía Técnica de Buenas Prácticas de Compra de Servicios de Eventos, elaborada conjuntamente, y que supone un antes y un después para la industria del marketing y los eventos. Lydia Azabal, Responsable de marketing en Prosegur Seguridad, Fernando Alonso, Events & Sponsorships Expert en Pernod Ricard España, Juan Manuel Blanco, Departamento de Compras- FCC Servicios Ciudadanos, y Andrés Virto, Director de Madison Agency, expusieron los puntos clave de la Guía.

Durante la presentación de la Guía, Juan Manuel Blanco comenzó señalando las recomendaciones para convocar un concurso: seleccionar todas las partes decisoras involucradas desde el principio del proceso para la validación del objeto, condiciones y presupuesto asignado al concurso; evitar que el objeto del concurso sufra alteraciones graves durante el proceso de selección de agencia o de ejecución del proyecto; conocer al detalle, por parte de las agencias, los parámetros a evaluar, así como el peso de los mismos; estipular los plazos de ejecución, el proceso de homologación, el número de proveedores…

Fernando Alonso y Lydia Azabal se centraron en que se debe confirmar que el nivel de información dado con el `briefing´ sea lo suficientemente bueno como para que provoque propuestas acertadas y basadas únicamente en los requerimientos solicitados. Contemplar la posibilidad de una parte remunerada para cubrir costes externos. Entrega de información útil e igual para todos los participantes en el concurso. Timing, plazo, dudas, acuerdo de confidencialidad...

Andrés Virto habló de las recomendaciones al presentar un proyecto: ofertas ajustadas a presupuesto y adaptadas a las estrategias y objetivos de cada cliente; claridad en los presupuestos de las agencias; valor añadido de la creatividad, el diseño de piezas y su arte final, así como de la presentación, la selección y la negociación de proveedores; entre otras cosas.

Fernando Alonso y Lydia Azabal plantearon que los modelos y criterios de negociación sean definidos previamente y notificados a los participantes con antelación.

Andrés Virto siguió con las recomendaciones para adjudicar un proyecto: el criterio de adjudicación tiene que ser claro y transparente e informado previamente; se debe comunicar a los no adjudicatarios de los motivos de la decisión y de los puntos favorables y desfavorables de su propuesta; no se utilizarán los proyectos descartados...

Juan Manuel Blanco concluyó con lo que debe hacerse al adjudicarse un proyecto: trabajar bajo criterios de seguridad jurídica reflejados de manera contractual; respetar bidireccionalmente los acuerdos de confidencialidad y de protección de la propiedad intelectual, así como sobre la información sensible de compañía y agencias; generar una política de pagos sostenible para ambas partes; y aplicar los sistemas, procesos y herramientas de evaluación y validación de resultados del evento.

La Guía está patrocinada por Turismo de Murcia y El Batel, y la colaboración de ServicePoint. Los partners de las presentaciones han sido, en Madrid, Harley Ventas, Fluge Audiovisuales, DeCuatro Catering y LivePics y, en Barcelona, Pangea, Catering L’Empordà, Vicenzo Rigogliuso y NH Collection Gran Hotel Calderón.